海外在住の相続人がいる相続登記｜印鑑証明の代わりはどうする？【名古屋のごとう司法書士事務所】

「実印＋印鑑証明」は本人の意思を確認する日本独特の仕組み。海外在住者には、その前提が使えません。

相続で不動産の名義変更（相続登記）や預貯金の解約をするには、相続人全員で遺産分割協議を行い、その結果を遺産分割協議書にまとめます。このとき日本の実務では、各相続人が実印を押し、印鑑証明書を添付するのが原則です。実印と印鑑証明のセットで「この署名押印は確かに本人のものだ」と証明する、日本ならではの本人確認の仕組みです。

ところが、印鑑登録は日本の市区町村に住民登録がある人しか利用できません。海外へ移住して住民票を除票にした方は、日本人であっても印鑑証明書が取れないのです。外国籍の相続人が海外に住んでいる場合も同じです。

この問題は、不動産の相続登記だけの話ではありません。預貯金の解約でも、証券会社の手続きでも、金融機関は相続人全員の実印と印鑑証明を求めてきます。つまり、海外在住の相続人が一人いるだけで、相続手続きの全メニューに同じ壁が立ちはだかるのです。

ここで手続きが止まってしまうご家族は少なくありません。しかも相続登記は2024年4月から義務化され、取得を知った日から3年以内に登記をしないと過料の対象になり得ます。「海外の妹と連絡は取れるが、書類をどうすればいいか分からない」という状態を放置することは、もうできない時代です。では、印鑑証明の代わりに何を使えばよいのか。相続人の国籍によって、二つのルートに分かれます。

現地の日本大使館・領事館が「ハンコの代わり」を用意してくれています。おすすめは書類に直接綴じてもらう形式です。

相続人が日本国籍のまま海外に住んでいる場合は、現地の日本大使館・総領事館で「署名証明（サイン証明）」を取得します。領事の面前で本人が署名し、「この署名は本人のものに相違ない」と証明してもらう書類で、印鑑証明書の代わりとして日本の登記実務で認められています。

サイン証明には二つの形式があります。一つは、持参した遺産分割協議書に本人が署名し、その協議書と証明書を綴り合わせて割印をしてもらう形式。もう一つは、協議書とは別に署名だけを単独で証明してもらう形式です。相続登記に使うなら、協議書と一体になる綴り合わせ形式が確実です。つまり、日本で作成した遺産分割協議書の原本を海外の相続人へ送り、本人がそれを大使館・領事館に持参して署名する、という流れになります。署名は必ず領事の面前で行う必要があるため、事前に署名してはいけない点にご注意ください。

取得の際は、パスポートなど本人確認書類の持参が必須で、手数料は1通あたり数千円程度。公館によっては予約が必要です。よくある失敗が、「先に自宅で署名してしまった協議書」を持ち込んでしまうこと。署名済みの書類は証明してもらえず、作り直しになります。もし本人が日本へ一時帰国する予定があるなら、帰国中に日本の公証役場で署名認証を受ける方法もありますので、帰省のタイミングと手続きを合わせるのも賢いやり方です。

もう一つセットで取得したいのが「在留証明」です。これは住民票の代わりに現地の住所を証明する書類で、不動産を相続する方は登記の際に住所の証明として必要になります。サイン証明と同じ窓口で取れますので、大使館・領事館へ行くのは一度で済むよう、必要書類をまとめて依頼しておくのが鉄則です。国や公館によっては予約制だったり、遠方で日帰りできなかったりしますから、現地の公館のルールを先に確認しておきましょう。

日本の大使館は原則として使えません。代わりに、その国の公証人や本国の制度が「サイン証明」の役割を果たします。

では、相続人が外国籍の場合はどうでしょうか。国際結婚で外国籍を取得した元日本人のお子様、帰化して現地国籍になった方、あるいはもともと韓国籍・中国籍などで海外にお住まいの方。この場合、日本の大使館・領事館の署名証明は原則として日本国籍者向けのサービスのため、利用できません。

代わりに使われるのが、居住国の公証人（ノータリー・パブリック）による署名認証です。本人が現地の公証人の面前で遺産分割協議書に署名し、署名が本人のものであることを認証してもらいます。国や書類によっては、その認証にさらにアポスティーユなどの証明を重ねる必要がある場合もあります。また、韓国籍の方なら韓国の公証役場や在外の韓国公館、中国籍の方なら公証処というように、本国の公証制度を使うルートもあります。外国語で作成された認証文には、日本語の翻訳文を添付して登記申請します。

注意したいのは、国・地域によって公証の実務や書式が驚くほど違うことです。「アメリカの州によって公証人の権限が違う」「現地の公証人が日本語の協議書を扱ってくれない」といった事態は日常茶飯事で、署名する書類に英訳を併記したり、署名者用の説明文を用意したりと、事前の設計が結果を左右します。当事務所では、相続人の国籍と居住国を伺ったうえで、その方が最も取りやすい認証ルートを選び、現地に送る書類一式と手順書をセットでご用意しています。

また、海外の相続人が「自分は財産はいらない」という場合も、書類は必要です。相続分の放棄やいわゆるハンコ代の合意も遺産分割協議の一部ですから、協議書への署名と認証は同じように求められます。家庭裁判所での正式な相続放棄を選ぶ場合には、申述書類のやり取りを海外と行うことになり、3か月の期限との競争になりますので、方針は早めに決めましょう。

なお、日本の戸籍から離れた元日本人の方の場合、「戸籍の上では日本人のままに見える」ことがあり、国籍の確認自体が論点になることもあります。相続人が誰か、どの国籍かの確定は、すべての出発点。自己判断で進める前に、一度専門家に相続関係を整理してもらうことをおすすめします。

国際郵便の往復は一回で済ませたい。そして次の世代のためには「そもそも協議書のいらない相続」を。

海外がからむ相続で時間を食うのは、書類の国際往復です。協議書を送る、署名して返送してもらう、不備があればもう一往復。EMSや国際宅配便でも片道数日から一週間、往復と現地での手続きを合わせると一か月単位で延びていきます。だからこそ、往復は一回で決める設計が大切です。協議書の内容を事前にメールやビデオ通話で全員に確認してもらう、署名箇所と手順を図解した案内を同封する、在留証明などの必要書類を一覧にして同時に依頼する。地味な準備の積み重ねが、数か月の差になります。

当事務所がお手伝いした事例でも、相続人がアメリカ・韓国・日本の三か国に分かれたご相続で、各人の国籍と居住国に合わせて署名証明・現地公証・実印の三通りの書類を同時並行で設計し、往復一回ずつで協議書を完成させたことがあります。逆に、ご自身で進めて書式の不備で二往復、三往復となり、半年以上を失ってから駆け込んで来られる方も少なくありません。最初の設計こそが、この種の相続の生命線です。

もし海外の相続人と連絡そのものが取れない場合は、家庭裁判所で不在者財産管理人を選んでもらって遺産分割を進める方法もありますが、時間も費用もかかる最終手段です。連絡が取れるうちに動き始めることが何よりの近道です。

そして、これから備える立場の方には、もっと根本的な解決策があります。遺言です。公正証書遺言で財産の行き先を決め、遺言執行者を指定しておけば、遺産分割協議そのものが不要になり、海外の相続人のサイン証明も原則いらなくなります。お子様が海外にいるご家庭、相続人に外国籍の方がいるご家庭こそ、遺言の効果が最も大きいご家庭です。国境をまたぐ書類のやり取りを、遺言一枚で丸ごと省略できるのですから。